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Direction des h�pitaux
CIRCULAIRE No. 325 du 12 F�VRIER 1990
relative aux modalit�s de mise en place des structures de gestion de l'information m�dicale dans les �tablissements hospitaliers publics et priv�s participant au service public.
NOR : SPSH9010071C
(Non parue au Journal officiel)
R�f�rence :
Circulaire no.303 du 24 juillet 1989 relative � la g�n�ralisation du P.M.S.I. et I'organisation de l'information m�dicale dans les h�pitaux publics.
Le ministre de la solidarit� de la sant� et de la protection sociale �
Messieurs les pr�fets de r�gion (directions r�gionales des affaires sanitaires
et sociales (pour mise en oeuvre)); Madame et Messieurs les pr�fets de
d�partement (directions d�partementales des affaires sanitaires et sociales (pour mise en oeuvre et diffusion aux �tablissements
concern�s)).
Cette circulaire compl�te et pr�cise la circulaire ndeg.
303 du 24 juillet 1989 relative � la g�n�ralisation du programme de
m�dicalisation des syst�mes d'information (P.M.S.I.) et � l'organisation de
l'information m�dicale dans les h�pitaux publics et priv�s participant au
service public hospitalier (cette derni�re mention, bien que figurant dans le
corps du texte, a �t� omise dans l'intitul� de la circulaire ndeg. 303).
Il importe que les services ext�rieurs prennent toute leur place dans le
programme de m�dicalisation des syst�mes d'information, d�sormais en cours de
g�n�ralisation. Compte tenu notamment de l'importance in�gale des
�tablissements de court s�jour dans chaque d�partement, les D.R.A.S.S. se sont
vu confier la gestion d'une enveloppe sp�cifique pour le financement des
structures d'information m�dicale. Les D.D.A.S.S. seront associ�es � la
d�finition de la politique, notamment � travers les coll�ges r�gionaux de
directeurs d�partementaux des affaires sanitaires et sociales.
Sont abord�s dans la pr�sente circulaire:
Ayant d�fini une politique (un P.M.S.I. adapt� aux besoins des acteurs de
terrain), une proc�dure (les engagements des h�pitaux) et une organisation (le
D.l.M.), les pouvoirs publics mettent en oeuvre des
moyens importants : le montant des enveloppes r�gionales pour 1990, tel qu'il
figure dans la circulaire budg�taire, est rappel� en annexe. Pour la gestion de
cette enveloppe, les D.R.A.S.S. se guideront sur les principes d�taill�s
ci-apr�s.
1.1 . Les D.R.AS.S. devront
faire l'hypoth�se qu'un effort financier de m�me ampleur pourra �tre reconduit
dans le taux directeur pour 1991: il est n�cessaire de partir de ce principe
pour �valuer les moyens dont chaque �tablissement concern� pourra b�n�ficier �
l'issue d'une p�riode de mont�e en charge estim�e � trois ans (1990, 1991,
1992), avec un financement sur deux ans (1990 et 1991). Cette hypoth�se devra
bien entendu �tre confirm�e dans la circulaire budg�taire de 1991.
1.2. Seuls sont concern�s par cette enveloppe
les �tablissements publics et priv�s participant au service public ayant une
activit� de court s�jour (m�decine, chirurgie, obst�trique) et de taille
suffisante. La constitution de d�partements ou services de l'information
m�dicale (D.I.M. pour faire court) dans les h�pitaux les plus petits - de moins
de 100 lits actifs par exemple n'est �videmment pas interdite, mais elle devra
se faire dans le cadre de votre enveloppe. Il est �galement souhaitable que se
cr�ent des D I M. dans les centres hospitaliers sp�cialis�s, mais le
financement de telles op�rations ne sera possible que pour un petit nombre
d'�tablissements et dans le cadre d'une exp�rimentation nationale (hors
enveloppe r�gionale). Des instructions compl�mentaires sont en pr�paration sur
ce point.
1.3. Les moyens ainsi mis � la disposition des D.R.A.S.S. au titre du
P.M.S.I. ne suffiraient pas � financer l'informatisation des unit�s de soins:
celle-ci rel�ve de proc�dures de financement plus classique et, en tout �tat de
cause, ne saurait avoir le P.M.S.I. pour seule finalit� (m�me s'il existe
incontestablement des liens entre les deux d�marches). En revanche, une partie
des charges li�es � l'�quipement informatique du D.I.M. lui-m�me pourra le cas
�ch�ant �tre financ�e sur l'enveloppe r�gionale P. M..S. I.
1.4. A titre indicatif, il est admis qu'un D I M. ne saurait fonctionner
avec moins d'un mi-temps m�dical et l'�quivalent d'un plein temps de
technicien(ne) de l'information m�dicale (en g�n�ral une secr�taire m�dicale).
Sans outil informatique d'aide au codage, et dans le cas d'un syst�me de codage
centralis� au D.I.M., une secr�taire m�dicale peut coder environ 8000 RSS par
an; cependant le choix de solutions d�centralis�es dans les services, et
l'acquisition de logiciels de transcodage ou d'aide au codage, sont �videmment
possibles. D'autre part, les besoins ne sont pas proportionnels � l'activit� de
l'�tablissement m�me s'ils en d�pendent partiellement. Il vous appartiendra
donc de g�rer vos enveloppes en cons�quence, et d'estimer les moyens n�cessaires
tant en personnel qu'en mat�riel, en fonction de la taille de l'�tablissement,
des ressources existantes, de l'organisation choisie et du calendrier de mont�e
en charge pr�vu.
1.5. L'attribution des cr�dits de l'enveloppe r�gionale est conditionn�e
par un engagement de l'�tablissement. Une fois l'engagement act�, le
repr�sentant de l'�tat dans le d�partement approuve le budget primitif ou la
d�cision modificative en tant qu'ils r�sultent de cet engagement.
l.6. Cette proc�dure implique qu'il n'existe aucun "droit de
tirage" sur l'enveloppe r�gionale P.M.S.I., ni pour un �tablissement ni
pour un ensemble d'�tablissements; c'est au niveau r�gional qu'est d�termin�
l'ordre des priorit�s et que sont r�partis les moyens � affecter, au titre du
D.I.M., � chaque �tablissement.
2.1. Le dossier de demande de moyens relatifs � I'information m�dicale
est d�pos� par l'�tablissement � la D.D.A.S.S. laquelle Ie
transmet � la D.R.A.S.S. avec ses observations. Une cellule constitu�e par le
directeur r�gional des affaires sanitaires et sociales, et plac�e sous sa
responsabilit�, instruit le dossier.
La composition pr�cise de cette cellule est laiss�e � I'appr�ciation du
directeur r�gional. Cependant, en r�gle g�n�rale, il convient de s'appuyer sur
le m�decin inspecteur r�gional ou un m�decin inspecteur de la sant� d�sign� par
lui, le statisticien r�gional et un repr�sentant de 1a cellule r�gionale
d'analyse de gestion. D'autres personnes peuvent s'adjoindre � cette cellule,
notamment le responsable de l'informatique et de l'organisation, ou lui �tre associ�es � titre d'experts. Il ne faut pas h�siter en
particulier � b�n�ficier de l'exp�rience acquise par des directeurs d'h�pital
ou m�decins responsables de D I.M. dans la r�gion. Il est sugg�r� que le
m�decin inspecteur de la sant� d�sign� joue un r�le pilote dans l'instruction
des dossiers. Il assure la coordination avec ses coll�gues dans les
d�partements.
2.2. Les moyens seront attribu�s en priorit� aux �tablissements les plus
motiv�s, ayant les meilleures chances de succ�s et susceptibles de servir
d'exemple. La qualit� des dossiers sera notamment fonction :
La pr�cipitation et l'attentisme sont tous
deux � �viter. La g�n�ralisation du P.M.S.I. implique que tous les
�tablissements concern�s soient fortement incit�s � mieux conna�tre leur
.activit� m�dicale. A terme, I'action de planification des services ext�rieurs
de I'Etat s'appuiera elle-m�me sur un syst�me
d'information m�dicalis�. Cependant dans l'imm�diat la m�dicalisation du
syst�me d'information est d'abord un service que l'�tablissement se rend �
lui-m�me. Les h�pitaux pr�ts � commencer doivent donc disposer de moyens
sans d�lai et sans qu'il soit besoin d'avoir r�uni un grand nombre de demandes
; les autres h�pitaux seront incit�s � affiner leur projet et disposent de
trois ans pour le mettre en oeuvre.
En contrepartie des moyens qui lui sont allou�s, et qui, pour ce qui est
des moyens permanents sont normalement inclus dans sa base budg�taire,
I'�tablissement :
Il s engage �galement:
Sauf difficult�s graves et impr�visibles, la fa�on dont l'engagement aura
�t� respect� devra intervenir dans l'appr�ciation des demandes ult�rieures de
moyens de l'�tablissement.
L'�tablissement fournira en outre :
La circulaire du 24 juillet 1989 a �nonc� sur ce point des
recommandations mais une grande latitude d'appr�ciation est laiss�e aux
h�pitaux et aux D.R.A.S.S. en ce qui concerne les moyens en personnel m�dical
rendus n�cessaires par la cr�ation d'un D.l.M. Il
s'agit surtout d'asseoir la l�gitimit� de cette nouvelle structure et d'en
faire saisir toute l'importance dans une communaut� hospitali�re moderne. A
cette occasion se cr�e une nouvelle profession � l'h�pital.
Le nombre de poste � cr�er sera doublement contraint par l'enveloppe
r�gionale et par l'existence d'un seuil (un mi-temps de P.H.) qui favorise
relativement les �tablissement plus petits.
Le poste de m�decin responsable du D.I.M. peut �tre pourvu soit par un
praticien hospitalier de l'�tablissement, soit par recrutement. Il s'agit soit
d'un clinicien ou fondamentaliste qui s'int�resse � la gestion de l'information
m�dicale, soit d'un sp�cialiste de sant� publique.
Dans la majorit� des cas, et surtout pour la premi�re vague des D.I.M. �
cr�er, c'est un m�decin de l'�tablissement qui prendra la responsabilit� du
D.I.M., g�n�ralement � temps partag� avec son activit� clinique. Praticien
hospitalier, il est de pr�f�rence d�j� chef de service (afin notamment qu'il
si�ge de droit � la commission m�dicale d'�tablissement dans les centres
hospitaliers non universitaires). La cr�ation d'un service de l'information
m�dicale permet �ventuellement de lui conf�rer ce titre, mais cette solution
comporte des inconv�nients (mandat de cinq ans, rigidit�s...). La formule du
d�partement est sans doute mieux adapt�e � une activit� � temps partag�; elle
correspond bien � la vocation du D.I.M., structure transversale par laquelle
des chefs de .service mettent en commun des moyens (I'information m�dicale en
l'occurrence).
En g�n�ral, c'est donc au service clinique d'origine du responsable du
D.I.M. qu'il convient d'affecter des moyens en personnel m�dical, � titre de
compensation: vacations d'attach�, assistant, ou praticien hospitalier � temps
partiel. Les solutions les plus souples doivent sans doute �tre pr�f�r�es dans
un premier temps.
Il sera parfois utile d'attribuer au .D.I M. des vacations
suppl�mentaires afin de favoriser une assistance aux services qui d�butent dans
le recueil des informations.
Si, dans un centre hospitalier non universitaire aucun P.H. de
l'�tablissement n'a la vocation, la comp�tence ou la disponibilit� n�cessaires,
on peut envisager par exemple que le pr�sident de la C.M.E. prenne la
responsabilit� du D.I.M., et qu'un assistant de sant� publique en soit
l'animateur technique. �ventuellement, un assistant pourra animer ainsi les
D.I.M. de deux �tablissements, g�ographiquement proches, qui le souhaiteraient.
Dans l'�tat actuelle de g�n�ralisation, le recrutement d'un P.H. � temps
partiel ou � temps plein, par voie de concours dans la sp�cialit� ndeg. 46-01 (�pid�miologie...) ne concernera
vraisemblablement que les tr�s grands �tablissements, pour lesquels des
formules adapt�es devront �tre trouv�es, sans qu'elles nuisent �
l'appropriation des nouvelles structures par le corps m�dical.
L'ensemble des instructions et recommandations de cette circulaire sera � pr�ciser et � adapter en fonction des situations
locales et de l'exp�rience acquise. La mission P.M.S.I. de 1a direction des
h�pitaux se tient � votre disposition pour toute demande de conseil et de
soutien. Vous lui transmettrez une synth�se semestrielle de l'�tat d'avancement
du programme ainsi que les lettres d'engagement les plus significatives,
susceptibles de servir de mod�les. Vous lui ferez part des difficult�s
rencontr�es, � l'occasion de r�unions trimestrielles nationales, o� les
D.R.A.S.S. enverront leurs repr�sentants.
Une lettre des syst�mes d'information
m�dicalis�s publi�e trimestriellement, fera le point des exp�riences et des
r�flexions. Des documents relatifs, I'un � l'informatique et au P.M.S.I.,
I'autre aux probl�mes pratiques de la constitution d'un D.l.M.,
sont en cours de r�daction et vous seront adress�s. Un groupe travaille
�galement sur les outils de la description m�dicale et du codage; ses travaux
donneront lieu �galement � publication. Un B.O. sp�cial � para�tre
regroupe l'ensemble des arr�t�s et circulaires relatifs au P.M.S.I..
Pour le ministre et par d�l�gation :
Le directeur des h�pitaux
C. VlNCENT