NOTICE D'UTILISATION DU LOGICIEL AOH 2.0a

Place du logiciel AOH dans les outils du PMSI

Utilisation du logiciel AOH

Validation des modifications et sauvegarde du fichier corrigé

Pour obtenir le fichier à retourner à la DRASS

En cas de problème

Le processus de fabrication du fichier de RSA transmis semestriellement à la tutelle nécessite l'usage du logiciel GENRSA.Celui-ci prépare ensuite la phase de " contrôle interne de la qualité ", en tirant au sort cent dossiers dans le fichier de RSS qui lui a été soumis. Il génère alors deux fichiers appelés respectivement "  RSSQUAL.NUM " et "  TASRUM.DAT ". Le premier contient la liste des cent numéros de dossiers tirés au sort. Le second contient les RUM correspondant à ces cent dossiers, que GENRSA prélève sans y apporter la moindre modification dans le fichier d'entrée.

TASRUM.DAT contient donc les RUM des 100 RSS tirés au sort, au même format que dans le fichier soumis à GENRSA. Il comporte en outre des informations qui en authentifient l'origine. En aucun cas l'original du fichier TASRUM.DAT ne doit être modifié, par quelque programme que ce soit.

Ayant connaissance des numéros des 100 dossiers tirés au sort, le responsable du DIM va rechercher ces dossiers, et les recoder. Il doit alors effectuer la saisie des RUM contrôlés et recodés. C'est là qu'intervient le logiciel AOH.

Notons que, contrairement à GENRSA dont l'emploi est incontournable, puisqu'il authentifie les RSA d'une part et TASRUM.DAT d'autre part, le logiciel AOH est d'un usage facultatif : il remplit en effet une fonction qui peut être réalisée avec d'autres logiciels, voire avec un bon système de traitement de texte. Néanmoins, c'est suite à la demande de nombreux responsables de DIM que AOH a été développé afin de faciliter cette phase.

Quelle que soit la méthode employée pour constituer le fichier des dossiers contrôlés, on doit ensuite employer le logiciel GENQUAL (dont la procédure d'utilisation est détaillée dans le Manuel des utilitaires livrés avec GENRSA 4.0) pour confronter ce fichier des dossiers après contrôle avec le fichier TASRUM.DAT des dossiers avant contrôle. GENQUAL fournit alors les fichiers QUALITE.DAT et BASERR.DAT.

Immédiatement, AOH vous invite à sélectionner un fichier de dossiers à contrôler. Par défaut, AOH vous propose un fichier du nom de TASRUM.DAT, même s'il n'en existe pas dans le répertoire où il se trouve.

Vous pouvez bien entendu modifier le chemin de recherche du fichier (un autre répertoire, un autre disque, etc.) et le nom du fichier en entrée. Ainsi, dans l'exemple qui suit, on indique à AOH de prendre en entrée le fichier TASR003Z.DAT, dans le répertoire VBPROGSAOHTASRUMS03 du disque C:

Une fois sélectionné le fichier en entrée, AOH le charge intégralement en mémoire, effectuant au passage quelques vérifications. Par exemple, si le nombre de RSS contenus dans le fichier d'entrée n'est pas correct, vous obtenez des messages d'erreurs comme :

Votre fichier en entrée comporte moins de 100 RSS. Il ne provient pas de GENRSA

ou

Votre fichier en entrée comporte plus de 100 RSS. Il ne provient pas de GENRSA

Dans les deux cas, AOH s'interrompt.

Si le fichier comporte des enregistrements invalides, AOH n'entame pas non plus la saisie des dossiers contrôlés, car elle ne pourra s'achever correctement. Il signale le numéro du premier enregistrement erroné.

Si l'on travaille de manière méthodique, de telles erreurs ne peuvent survenir. Elles proviennent généralement de confusions entre des fichiers récents et des fichiers plus anciens, ou d'interventions malheureuses sur le fichier original de TASRUM.DAT.

Dans le bandeau supérieur de l'écran de AOH, le programme signale à quel type de RUM on a affaire : RUM non groupés, ou RUM groupés. Il précise aussi le système de codage des diagnostics employés (seule la CIM10 est dorénavant acceptée).

Le reste de l'écran est explicite.

Les RSS se présentent dans l'ordre du fichier TASRUM.DAT

En général, on procède comme suit :

1. choix du RSS à modifier puis, s'il y a lieu, du RUM (champs à défilement de la zone supérieure de l'écran)
2. modifier ensuite, s'il y a lieu, les différents champs affichés :
   • date de naissance (répercutée par AOH sur les autres RUM de ce RSS)
   • sexe (répercuté par AOH sur les autres RUM de ce RSS)
   • numéro d'unité médicale
   • date d'entrée, format jjmmaaaa (répercutée sur la date de sortie du RUM précédent d'un RSS multi-unité)
   • mode d'entrée (répercuté sur le mode de sortie du RUM précédent d'un RSS multi-unité)
   • date de sortie (répercutée sur la date d'entrée du RUM suivant en cas deRSS multi-unité)
   • mode de sortie (répercuté sur le mode d'entrée du RUM suivant en cas de RSS multi-unité
   • séjour de moins de 24 heures (AOH ne laisse le choix qu'en cas de doute, c'est-à-dire quand la date d'entrée a lieu la veille de la date de sortie. De plus, AOH remplace automatiquement par un 0 le caractère " blanc " éventuel de ce champ)
   • hospitalisation dans les 30 jours (à cocher lorsque le patient a séjourné dans l'hôpital au cours des 30 jours précédant la date d'entrée dans cette unité médicale)
   • code postal (répercutée par AOH sur les autres RUM de ce RSS)
   • poids de naissance (répercuté sur les autres RUM de ce RSS)
   • diagnostic principal
   • diagnostics associés (ajout ou suppression de la liste explicité sur le fac-simile)
   • actes (ajout ou suppression de la liste explicité sur le fac-simile)
3. répéter l'opération pour les autres RUM, puis pour les autres RSS

La validation d'un RUM corrigé est implicite : dès que l'on passe à un autre RUM ou à un autre RSS, le RUM que l'on vient de corriger est enregistré en mémoire, mais pas encore sur le disque.

Vous pouvez effectuer une sauvegarde (disque) à tout moment ; si vous oubliez, elle est implicite : vous ne pouvez quitter le travail en cours sans le sauvegarder, sauf si vous n'avez effectué aucune correction sur les RUM lus.

Attention !Dans certains cas vous pouvez croire que vous n'avez effectué aucune modification, alors qu'en réalité AOH en a effectué implicitement. ( Par exemple, votre fichier initial comporte plusieurs fois le même acte : AOH élimine implicitement les doublons). V ous risquez donc pouvez être surpris que AOH refuse de vous laisser abandonner sans sauvegarder le résultat.

Attention (bis) !AOH n'accepte pas que vous sauvegardiez votre travail dans un fichier qui porte le même nom que celui que vous avez ouvert en entrée. De même, il refusera d'accepter comme nom TASRUM.DAT en sortie.

Ces mesures de précaution, si elles sont comprises, ne peuvent avoir que des conséquences bénéfiques, puisqu'elles évitent de perdre en un instant le résultat d'un travail souvent long et pénible.

Encore faut-il les employer convenablement. L'une ou l'autre des deux stratégies principales qui suivent est à respecter.

stratégie séquentielleadaptée au travail par petits lots de dossiers, " en discontinu "

• première session de travail :

ouverture de TASRUM.DAT, et correction de quelques dossiers ; bouton " Sauvegarder et Terminer " : sauvegarde dans le fichier A et arrêt du programme

• deuxième session de travail :

ouverture de A, correction de dossiers, " Sauvegarder et Terminer " dans B

• session suivante :

ouverture deB, corrections, " Sauvegarder et Terminer " dans C

• session suivantes :

ouverture du résultat de la session précédente,

" Sauvegarder et Terminer " dans un nouveau fichier, qui servira à la session suivante

• dernière session

le fichier de sauvegarde de cette session est le fichier définitif des RSS contrôlés. Tous les fichiers intermédiaires (A, B, etc.) peuvent être détruits.

stratégie continuelle adaptée au travail " en bloc " sur tous les dossiers

une seule session de travail

ouverture de TASRUM.DAT, correction de quelques dossiers, bouton " Sauvegarder et Poursuivre " : c'est une sauvegarde intermédiaire de sécurité, dans le fichier X

correction de quleques dossiers de plus, puis nouvelle sauvegarde intermédiaire de sécurité, toujours dans le fichier X

et ainsi de suite, avec toujours " Sauvegarder et Poursuivre " dans le fichier X

et pour finir, " Sauvegarder et Terminer ", toujours dans le fichier X, qui est le fichier définitif desRSS contrôlés.
 

Vous venez d'achever votre saisie des RSS contrôlés. Le résultat est enregistré dans un fichier que nous appellerons RECODE.DAT dans notre exemple.
3

Recommandations  :

1. travailler toujours sur des copies des fichiers originaux. En d'autres termes, cela signifie : "  toujours effectuer des copies de sauvegardes des fichiers importants : TASRUM.DAT et RECODE.DAT "
2. de semestre en semestre, vos fichiers vont garder les mêmes noms, et pour cause : TASRUM.DAT est un nom invariable pour GENRSA. Vous avez donc tout intérêt à organiser votre disque en conséquence, par exemple en plaçant dans un répertoire DRASS les copies de sauvegarde de vos fichiers, dans des sous-répertoires identifiés par le code du semestre considéré :

Arborescence de F:

1. Le plus pratique est de placer GENRSA et tous les autres utilitaires (sauf AOH) dans le même répertoire, par exemple appelé GENRSA.

Exécution de GENQUAL (sous la condition du 3. ci-dessus)

Avant de lancer le programme, placez une copie de TASRUM.DAT et de RECODE.DAT dans le répertoire où se trouve GENQUAL.EXE.

Vous vous placez alors dans ce répertoire, sous MS/DOS™, et vous lancez la commande suivante, en respectant bien les espaces, le point( . ) suivi de l' anti-slash ( ), et en remplaçant RECODE.DAT le cas échéant par le nom réel de votre fichier contrôle.

GENQUAL RECODE.DAT . <Touche_Entrée>
 

Si vous rencontrez un problème, quelle qu'en soit la nature (difficulté de manipulation, suspicion de dysfonctionnement) vous devez joindre Bruno CHENAIS, à la Mission PMSI, par télécopie au 01 40 56 50 37.

Vous pouvez aussi consulter le serveur Internet du PMSI, et notamment les forums consacrés aux logiciels :

serveur Web : http://www.le-pmsi.fr

forum aoh : news://news.le-pmsi.fr/ctip.produits.aoh