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ENCADRE 1 - REMPLISSAGE DES RUBRIQUES DU FORMULAIRE CNIL

Editorial

Demande d'avis
de la CNIL

Point sur les
outils ...

Travaux en
cours ...

Annexes ...

Cadre en haut à gauche de la page 1- Cocher la première case "A".

Rubrique 1 - Cocher la case "oui".

Rubrique 2 - Le "N° SIREN" est un numéro à 9 chiffres d'immatriculation au registre du commerce et des sociétés pour le "N° APE", renseigner "85.11.14".

Rubrique 3 - Renseigner en cas de modification d'un traitement déjà déclaré à la CNIL.

Rubrique 4 - Indiquer les coordonnées de la structure.

Rubrique 5 - Indiquer les coordonnées du médecin responsable de l’information médicale ; en cas de sous-structure du traitement de l’information par un département d’information médicale (DIM) d’un autre établissement ou par une autre structure, indiquer ses coordonnées propres.

Chaque établissement doit décrire en annexe 5 l’organisation qu’il a mise en place pour produire et traiter l’information du RHS : ·

• Quels sont les différents services cliniques et médico-techniques qui concourrent à la production de l’information ? ·
• Organisation du codage, de la validation et de la circulation de l’information (acteurs concernés, organisation de réunions de synthèse etc...) ·
• Organisation du traitement informatique des données et de leur diffusion (saisie des données et de leur retours aux services producteurs pour corrections, diffusion et archivage de l’information traitée etc ...) ·
• Eventuellement convention de sous-traitance.

Rubrique 6 - Pour Ici « Dénomination du traitement application », renseigner par exemple "RHS - PMSI/SSR". Pour la "population concernée". indiquer le nombre annuel de patients faisant l'objet du traitement ce nombre peut être approximé par la somme des entrées totales (hospitalisation complète et de semaine) et (les venues élémentaires et séances (hospitalisation part ici le et traitements et cures ambulatoires) en SSR. renseignées dans la statistique SAE.

Rubrique 7 - Indiquer par exemple la mention suivante Description et analyse de l'activité médicale cil SSR. Voir proposition d'annexe 7 ci-jointe.

Rubrique 8 - Indiquer le nom du médecin responsable de l'information médicale. Voir proposition d'annexe ~ et d'affichette ci-jointes.

Rubriques 9, 10 et 11 - Ne pas renseigner.

Rubrique 12 - Les fonctions 1 à 5 décrites ci-après sont celles du logiciel "TS2R" de saisie et de groupage des RHS. La fonction d'anonymisation, qui fera l'objet d'un logiciel spécifique adressé aux établissements en janvier 1999, peut également être indiquée.

• 1 : importation de données en format ASCII (uniquement Si l'établissement titi lise cette fonction)
• 2 : saisie et gestion des données RHS
• 3 : contrôles des données saisies
• 4 : groupage des RHS
• 5 : exportation des données RHS (uniquement si l'établissement utilise cette fonction)
• 6 : anonymisation des données RHS

Les éventuels traitements statistiques réalisés à partir des fichiers exportés doivent être décrits. Voir proposition d'annexe 12.1 ci-jointe. Une annexe l2.2 doit être rédigée afin de décrire l'architecture des moyens techniques utilisés (matériel informatique, services d'impressions, sauvegarde et protection des données, connexions etc...)

Rubrique 13 - Voir ci joint formulaire type d'annexe 13 à compléter.

Rubrique 14 - Dans le tableau "Catégories d'information traitées", cocher les cases "A" (Identité) et "M" (Santé). Dans le tableau "Catégories de destinataires", les destinataires suivants peuvent être indiqués :

• 1 : Directeur de l'établissement de santé
• 2 : Président de la conférence médicale ou de la commission médicale d'établissement .
• 3 : Services cliniques et médico-techniques qui ont produit les données traitées .
• 4 : Agence régionale de l'hospitalisation et services de tutelle.

Dans le tableau « Catégories d'informations fournies », cocher pour chacun des destinataires pré-cités les cases "A" (Identité) et "M" (Santé).

NB Les données du RHS seront transmises sous forme anonymisée aux services déconcentrés et aux agences régionales de l'hospitalisation.

Rubrique 15 - Pour chacune des deux questions de cette rubrique, cocher la case "2" (Non)

Rubrique 16 - Pour chacune des trois questions de cette rubrique, cocher la case "2" (Non)

Rubrique 17 - Signature du directeur de l’établissement.